Waarom is multitasking niet productief?

Zelf dingen tegelijk doen

Ook wij kunnen niet Multitasken. Je kunt wel bellen of kaartlezen en tegelijkertijd autorijden, maar het één gaat ten kosten van het ander. Je hebt je echte aandacht maar bij één ding. Dat geldt ook voor kantoorwerk: je kunt jouw echte, volle aandacht maar aan één ding tegelijk schenken. Een collega van me vergeleek dat zogenaamde Multitasken eens met een ouderwets postkantoortje waarin één medewerker vier of vijf loketjes open probeert te houden.

Gekkenwerk

In een kantooromgeving doen allerlei zaken een appèl op je aandacht: de offerte waaraan je bezig bent, een collega die wil weten hoe je moet onderstrepen in Word, een telefoontje, je mobiele telefoon, je email, de post, de post van gisteren, het hoofdkantoor…. En allemaal tegelijk, vechtend om jouw aandacht.

Wetenschappelijk onderzoek

De Amerikanen Spira en Feintuch (2005) onderzochten eens wat dat voor impact heeft. Zij becijferden dat we in een gemiddelde kantoorbaan 11 minuten onafgebroken kunt werken, vóór we worden onderbroken. Die onderbreking zorgt dat de aandacht bij je eigenlijke taak weg is: het eventueel afwerken van de taak die eruit voortvloeide en het herwinnen van jouw aandacht voor je oorspronkelijke taak kost 28 minuten.

Actieve en passieve onderbrekingen

De wetenschappers onderzochten de impact van onderbrekingen van lopende taken; in hun publicatie “The cost of not paying attention” beschrijven ze het effect van onderbrekingen op het werk. Ze onderscheiden in eerste instantie twee typen onderbrekingen:

• De betrokkene onderbreekt zijn eigen werk voor een vraag aan iemand
• De betrokkene wordt onderbroken voor een vraag van iemand

De eerste categorie scharen ze onder ‘actieve onderbrekingen’, met andere woorden: de betrokkene neemt er zelf het initiatief toe. Dit hoeft geen verlies op te leveren, voorop gesteld dat hij of zij bekend is met de principes van zelfmanagement. Nadrukkelijk de laatste categorie, de ongeplande en passieve onderbrekingen, leveren het grootste verlies op. In afnemende volgorde van effect zijn dat:

• Complete onderbrekingen (iemand komt binnen en is niet te negeren)
• Dominante onderbrekingen (je telefoon gaat en je had ‘m niet op mute gezet)
• Afleiding (je collega zit luid te telefoneren)
• Achtergrond activiteiten

Spanningsboog

Als we daarvan de consequenties willen kennen, moeten we het eerst nog over je concentratie hebben. Als je vrijwillig jouw volledige aandacht bij iets hebt, kun je er gemiddeld anderhalf uur je aandacht bij houden, erop geconcentreerd zijn. Dat heet de spanningsboog, iets waar bijvoorbeeld spel- en filmproducenten ook rekening mee houden om hun publiek vast te houden.

In de illustratie vertaalde ik die spanningsboog naar een rood Lego-blok met zes nokjes: zesmaal een kwartier. Zolang kun jij jouw concentratie dus vasthouden.

Voor mijn verhaal heb ik het interval van 11-minuten onderbrekingen en 28-minuten recovery afgerond naar eenheden van 15 minuten en 30 minuten: rode LEGO-blokjes van 1 nokje breed en grijze blokjes van 2 nokjes breed. Zodoende zie je dat je één rood blokje kunt werken en vervolgens, door een onderbreking, één grijs blokje lang je concentratie kwijt bent.

Voor een taak die je in anderhalf uur zou kunnen afwerken, heb je dan meer dan drie uur nodig. Was het dan nog maar zo dat je de taak dan ook afgerond had, maar die kans is klein. Uiteindelijk immers kun jij je er niet meer op concentreren en leg je de taak, onafgerond, op een stapeltje. ‘Eerst maar eens wat anders’, zucht je dan…

Wat kun je eraan doen (5 tips)

Tijd om het heft weer in eigen hand te nemen. Dat ideaal-plaatje van anderhalf-uur-voor-jezelf is namelijk best werkbaar, maar je moet er wel maatregelen voor treffen:

1. Bepaal welke taken bijdragen aan jouw resultaat. Zo onderscheidt je ‘belangrijk’ van ‘niet-belangrijk’ en weet je wat écht jouw aandacht nodig heeft.
2. Herleid wat en wie al die onderbrekingen veroorzaken: breng de bronnen in kaart. Waarschijnlijk geldt ook hier de 80-20 regel: tachtig procent van de verstoringen is te herleiden tot twintig procent van je medewerkers/klanten/processen. Los echte problemen op, neem daar de tijd voor. De tijdwinst die het oplevert, is de moeite waard!
3. Wees je binnenlopers vóór: in plaats van af te wachten totdat ze je werkproces komen verstoren, ga je bij ze langs om ‘werk op te halen’. Maak aan het begin van de ochtend én aan het begin van de middag een rondje van twintig minuten, een half uur. Je hebt dan in de hand wanneer je gaat en hoeveel tijd je eraan besteedt. Dat heeft een dubbel effect: ten eerste krijg je te horen wat er leeft, wat je de kans geeft om ‘gedoe’ de kop in te drukken nog voordat het een ‘probleem’ wordt. Ten tweede raken jouw mensen eraan gewend dat je regelmatig langs komt, zodat ze hun vragen bewaren tot het moment dat ze ze aan jou kwijt kunnen.
4. Laat je niet zo makkelijk onderbreken. Claim minstens ééns per dag een blok van anderhalf uur voor jezelf. Laat je secretaresse of een collega in die tijd de telefoon opnemen en wijs notoire binnenlopers resoluut de deur: ‘nu even niet, straks ben ik helemaal je man (m/v)’.
5. Kom niet in de verleiding om je werk dan maar op zaterdag of zondag te doen, of ’s avonds. Het ligt wel voor de hand: er zijn dan immers geen of nauwelijks storende factoren. Streef er echt naar je werk binnen werktijd af te maken.

Het onderzoek en de actualiteit

Het onderzoek en de conclusie dat je gemiddeld om de 11 minuten wordt onderbroken op je werkplek zijn van 2005. Ik vrees dat we, met het toegenomen aantal apps die onze aandacht vragen, die 11 minuten ononderbroken doorwerken inmiddels niet meer halen. Ik ben zelfs bang dat we de helft niet halen, als we geen maatregelen nemen. Hoog tijd dus om je te realiseren dat multitasken onmogelijk is; kies van tijd tot tijd voor een werkplek waar je ongestoord anderhalf uur achter elkaar kunt werken.

Je kunt en mag niet capituleren voor ‘opgelegde werkdruk’, pseudo-problemen die jouw aandacht en tijd opvreten. Wees proactief en manage je agenda, stuur zelf!