Een vraag die we onlangs ontvingen omtrent het voeren van functioneringsgesprekken:
Het voeren van functioneringsgesprekken gaat mij niet altijd goed af. Ten eerste zie ik er tegenop omdat de setting zo formeel is en omdat het gesprek ook het beoordelingsgesprek is. In ons bedrijf werken we met standaardformulieren en afwijkingen worden niet op prijs gesteld. Het lijkt wel een invuloefening. En we werken steeds meer digitaal. Hoe zorg ik dat ik het gesprek zo motiverend en inspirerend hou voor de medewerkers en mezelf?
Een formele setting, een standaardformulier en een functioneringsgesprek dat tevens een beoordelingsgesprek is, lijkt ons niet de optimale context voor een goed gesprek. Er is in deze situatie vanaf het begin al teveel afstand tot elkaar.
Meten en weten is onvoldoende
Zoals je het stelt, draait alles om meten en weten en efficiency. Dat is onvoldoende. Er ontbreekt aandacht voor de relatie, er is geen wederhoor, en er is weinig ruimte voor een gesprek over de inhoud van de functie van de medewerker. Zonder daadwerkelijke aandacht zal de uitdaging ontbreken om zich volledig in te zetten. Op deze manier zal er weinig betrokkenheid zijn met het werk en het bedrijf.
Het gesprek heeft dan meer weg van een ‘ver’-oordeling; belonen of straffen. Dat moet dus anders.
Meten van het functioneren van een persoon luistert nauw. Er is nu sprake van een ongelijkwaardige situatie. Als leidinggevende heb jij de macht om iemand wel of niet capabel te verklaren voor zijn of haar werk. Het gesprek is daarmee al beladen. Je gaat nu eenmaal over de salarisverhoging en verdere groei van medewerkers.
Realiseer je dat een functioneringsgesprek geen beoordelingsgesprek is
Het komt nog vaak voor dat een functioneringsgesprek en een beoordelingsgesprek samengetrokken worden. Dat is best complex als je de doelen nagaat, zeker als de setting zo formeel is en er teveel afstand is tot de medewerker. Definieer daarom het doel duidelijk en benoem het gesprek naar wat het moet zijn.
In een functioneringsgesprek dient het accent te worden gelegd op:
- Een dialoog/tweezijdig gesprek
- De beleving en evalueren van het functioneren door beide partijen
- De verbeterpunten of ontwikkelpunten
- Het creëren van goede omstandigheden om de medewerker goed te laten functioneren
- Vragen om feedback over de aansturing die de medewerker ontvangt
Let op. Het gaat niet alleen om hoe jij als leidinggevende de persoon ervaart, maar ook andersom. En het gesprek is gericht op de toekomst. Een beoordelingsgesprek vind over het algemeen aan het einde van het jaar plaats en is in principe eenzijdig en ongelijkwaardig. Het gaat behalve over de resultaten, inzet, samenwerken en kwaliteit van functioneren ook om de arbeidsvoorwaarden en salaris. Het gesprek is gericht op het verleden, het afgelopen jaar.
Het lukt niet alleen
Ga met HR of het management team in overleg over de formele setting en de werkwijze. Want alleen kun je procedures niet veranderen. Je hebt draagvlak nodig. Houd je argumenten paraat; leg uit wat beter kan werken en waarom. De manier waarop er gewerkt wordt en met elkaar wordt omgegaan, bepaalt in grote mate de bedrijfscultuur en ook de kwaliteit en de beschikbaarheid van medewerkers in de toekomst.
Het streven moet gericht zijn om het beste uit medewerkers te halen, met het oog op het functioneren en de ontwikkelingen van de organisatie en medewerker. Het spitsen van de gesprekken is nodig om zowel op inhoud- als op relatieniveau met elkaar samen te werken. Een dialoog zorgt voor het versterken van elkaar en is goed voor het bedrijf en de motivatie van medewerkers. Gesprekstechnieken zijn hierbij relevant. Vraag om input en ideeën om het anders en beter te doen met elkaar.
Kortom
Wat je ervaart als leidinggevende is een goed signaal, waar je iets mee moet doen in het belang van zowel jezelf als het bedrijf. Er bestaan software-systemen waar je feedback krijgt van collega’s op je functioneren. Wees daar wijs in. Digitalisering kan beperkend zijn voor de relatie medewerker-leidinggevende en wellicht leiden tot het gevoel dat iedereen elkaar op de vingers kijkt. Zeker in jullie situatie en bedrijfscultuur. Juist wat aandacht en tijd besteden aan medewerkers in de tijd dat alles snel en digitaal geregeld is, is belangrijk. Begin in ieder geval met werkbijeenkomsten, waar het veilig is voor iedereen om feedback te geven over wat het werk kan verbeteren. Deze oplossing heb je in eigen hand. Je kunt dan als afdeling elkaar op die manier beter leren kennen en op die wijze de samenwerking optimaliseren en de motivatie en inspiratie creëren.
Op zoek naar meer tips?
BridgeMoore heeft tailor-made programma’s voor leidinggevenden specifiek gericht op de verschillende soorten gesprekken en bijbehorende gesprekstechnieken.
