Vragen tijdens uw presentatie: scoort u of gaat u de mist in?

De ‘verplichte’ vragenronde na een presentatie kunt u beter vermijden. Maar vragen zijn er altijd. Hoe kunt u voordeel behalen uit lastige vragen?

In alle situaties waar u een ander wilt beïnvloeden, spelen vragen een belangrijke rol. Er zijn veel soorten vragen en veel manieren om ze te gebruiken in gesprekken en presentaties. In dit artikel gaat David Bloch (Perfect Presentation) in op publieksvragen die naar voren komen tijdens uw presentatie.

 

Vragen: wel of niet aankondigen?

Sommige leerscholen adviseren dat u aan het begin van uw presentatie vertelt wanneer het publiek met vragen kan doorkomen: “Voelt u zich vrij om me te onderbreken als u vragen heeft, of: Als u vragen heeft, wilt u ze dan bewaren tot aan het einde?”

Het is veel zinniger om uw verhaal zodanig voor te bereiden dat u alleen een applaus of een stilte van waardering krijgt aan het einde en dat u zo vlot en aandachttrekkend presenteert dat de luisteraars aan uw lippen hangen! De ‘verplichte’ vragenronde is alleen een traditie ofwel een gewoonte geworden. Een cliché dat u beter kunt vermijden.

Hier is een oplossing voor u, wanneer u besluit om het stellen van vragen toch te willen aanmoedigen.

Laat de dagvoorzitter of uw ‘sponsor’ de spelregels voor vragen aangeven, of maak in de aankondiging, het programma en de agenda duidelijk dat er een vragensessie volgt op uw presentatie.

Vragen tijdens de presentatie: 80%

Minstens 80% van alle vragen gesteld tijdens een presentatie is:

  • geen vraag, maar een betweterige opmerking ter versterking van het ego van de vragensteller
  • niet relevant. De ‘niet relevante’ vragen zijn te onderscheiden:
  • een vraag over een onderwerp dat u 10 minuten eerder heeft afgerond
  • een vraag die gaat over een heel ander onderwerp (categorie ‘betweterig’)

Vragen tijdens de presentatie: 20%

De overige 20% van de vragen gaat over onderwerpen die u nog wilt bespreken. U weet dan dat u op koers bent met uw verhaal, en dat deze vragensteller u goed volgt!

Vragen: nu of later?

Stel dat u een vraag krijgt tijdens uw presentatie. Niemand zegt dat u er op in moet gaan op dat moment! Laat u nooit uit evenwicht brengen door onmiddellijk te reageren op een vinger in de lucht! Ga door met uw zin, kijk in de richting van de vragensteller en maak met de open hand, palm omlaag, een ‘stop’-gebaar naar degene toe. Gegarandeerd gaat zijn hand naar beneden. De non-verbale communicatie is veel krachtiger dan de verbale communicatie – en de vragensteller weet dat u hem gezien heeft. Belangrijk is binnen enkele minuten – wanneer het u beter uitkomt – even te onderbreken en terug te komen bij de vragensteller. U heeft dan de keuze om te reageren met:

  • Ik neem graag vragen na afloop.
  • Ik zie dat u een vraag heeft. Wilt u deze noteren en wachten tot aan het einde?
  • U wilt wat vragen. Is het relevant? (U zou verbaast zijn hoe effectief deze vraag is!)
  • Ja, u wilt wat vragen?

Wat er dan ook gebeurt, laat u nooit leiden door de vragensteller. Het is uw presentatie, en u kiest hoe en wanneer u vragen behandelt! Onervaren sprekers raken snel de draad kwijt wanneer ze willekeurig ingaan op vragen. Eén ding is zeker: u bent een bekwame spreker wanneer u op uw eigen manier weet in te gaan op vragen en er gebruik van maakt om uw boodschap steeds te herhalen en te bevestigen!

Vragen na afloop: aankondiging

Wilt u per se een vragensessie aankondigen, vermijd de cliché-uitdrukking: Dank u voor uw aandacht, zijn er nog vragen? Ten eerste: u hoeft nooit te bedanken voor de aandacht (een goede spreker verdient aandacht!). Ten tweede: ‘nog vragen’ impliceert dat er al vragen zijn geweest. Ten derde: zo’n cliché verlaagt de geloofwaardigheid van uw verhaal. En, ten vierde: als u gezien wilt worden als enigszins origineel, innovatief en creatief is er geen ruimte voor zulke clichés!

Hoe dan wel?

Zoals u al heeft kunnen lezen: rond uw presentatie non-verbaal af. U verplaatst zich met enkele stappen – uit uw rol als spreker – en in uw nieuwe rol als discussieleider geeft u een gebaar met open armen en zegt:

“We hebben nu zo’n 10 minuten voor de volgende spreker (de pauze, de lunch …). Zijn er punten die iemand naar voren wil brengen?”

Of:

“De meneer op de tweede rij had een vraag tijdens mijn presentatie. Heeft u die nog steeds?” (U zult verbaast zijn hoe vaak het antwoord ‘nee’ is!)

Of:

“We hebben tijd voor een korte vraag-en-antwoordsessie. Wie wil wat opmerken of toevoegen?”

Geen vragen?

Wanneer er geen vragen zijn kan de stilte gênant zijn. Het is uw taak om deze stilte te gebruiken. Hier zijn enkele tips:

  • Welnu, we weten allemaal dat de eerste vraag heel moeilijk is, dus die slaan we over. Wie kan nu de tweede vraag stellen? Er wordt meestal geglimlacht of gelachen, zodat het ijs gebroken is, en u krijgt de gewenste vraag.
  • Geen vragen? Dat verbaast me – meestal krijg ik een vraag over … en u noemt een belangrijk punt dat u verder wilt bespreken: wees voorbereid! … O, ik zie geknik van herkenning in de zaal (waar of onwaar, het werkt!) … Geef dan uw antwoord. Deze techniek is bijzonder effectief.
  • Geen vragen? Weet u het zeker? Ik tel tot drie, dan pauzeren we eerder voor de lunch. Eén … twee … drie … Eet smakelijk! Dit werkt uitstekend, vooral wanneer u weet dat u – laat staan uw luisteraars! – klaar bent om te eten!

Wel vragen?

Wees blij met de vragen die u krijgt. Ze zijn een duidelijke reactie op uzelf en wat u zegt. De tijd die u besteedt aan het beantwoorden van deze vragen is een waardevolle investering in de algemene doeltreffendheid van uw presentatie. Wanneer u vragen krijgt, doet u er goed aan deze te verwelkomen en ze zelfs uit te lokken. Ze zijn uw kans om:

  • uw contact met uw luisteraars te benadrukken
  • te bewijzen dat u werkelijk kennis van het onderwerp bezit
  • uw boodschap nog een keer te onderbouwen en te versterken

Tijdens uw presentatie ‘verpakt’ u uw belangrijke punten – ze zitten immers tussen een heleboel andere woorden in! Maar op het moment dat u een directe vraag krijgt, kunt u een direct – dus ‘onverpakt’ – antwoord geven.

Leer van mijn ervaring: aan het begin van mijn carrière als spreker voelde ik me vaak aangevallen door vragenstellers. Dat was eerder mijn eigen onzekerheid dan dat er sprake was van een of andere wraakactie uit de zaal! Ik heb geleerd dat degenen die vragen stellen vaak niet zozeer kritisch zijn, als wel dat ze meer informatie en meer overtuiging nodig hebben; ze zijn zelfs eerder ‘voor’ dan ‘tegen’, hoewel het oppervlakkig anders lijkt! Wanneer ik ze een bevredigend antwoord geef, zijn deze luisteraars mijn meest positieve fans!

10 gouden regels

1. Luister

Luister actief: glimlach, kijk belangstellend, knik. Richt uw aandacht vooral op degene die u de vraag stelt. Laat zien dat u luistert en dat u de vraag waardeert en graag beantwoordt. Als iets onduidelijk is of als u meer tijd wilt winnen of de belangstelling verder wilt wekken, vraag dan om een nadere uitleg of verklaring. Als hij bijvoorbeeld jargon gebruikt, vraag om uitleg voor de andere aanwezigen. De vragensteller voelt zich eerder gevleid dan beledigd wanneer u dit doet!

2. Wees tactvol

Ook al vindt u een vraag dom, laat blijken dat u het stellen van de vraag waardeert. Vaak zit er iets achter. Durf deze vraag te stellen: Ik hoor wat u zegt, en … wat is eigenlijk de vraag achter deze vraag? Vaak is het slechts een opmerking, zodat de vragensteller bevestiging krijgt.
(Let op: vroeger dacht ik dat er geen domme vragen waren; in de loop der jaren ben ik volledig van gedachten veranderd.)

3. Herhaal kernpunten

Herhaal de vraag in uw eigen woorden. Vraag bevestiging van de juistheid van uw versie, vooral als de vraag ingewikkeld of moeilijk te begrijpen is. Las wel een denkpauze in voordat u antwoord geeft. Voordelen:

  • U wint tijd om een antwoord te bedenken.
  • U controleert of u de juiste vraag beantwoordt.
  • U geeft de andere luisteraars de kans om mee te denken.
  • Stel een controle vraag zoals: “Klopt dat? Begrijp ik u goed?”

4. KISSSSS

Keep It Short, Simple, Specific and Sincere, and say it with a Smile – houd het kort, eenvoudig en specifiek; wees oprecht en vertel het met een glimlach.

5. Gebruik voorbeelden

Het beste antwoord is vaak een concreet, praktisch voorbeeld. Beschrijf een praktijksituatie. Dit is een uitstekende gelegenheid om (nog eens) de naam van uw organisatie te noemen en uw deskundigheid te bevestigen.

6. Praat tegen iedereen

Dit punt geldt uiteraard voor de hele presentatie, maar vooral tijdens het beantwoorden van vragen. Begin antwoord te geven aan degene die de vraag stelt, geef daarna aandacht aan alle aanwezigen, en rond af bij de vragensteller. Op die manier houdt u de aandacht en belangstelling van iedereen vast. U kunt de overige luisteraars ook vragen de hand op te steken als ze een voorval of situatie herkennen. Betrek uw publiek zoveel mogelijk bij wat u zegt!

7. Vermijd discussie

Als de vragensteller doordramt of moeilijk doet, geef hem gelijk (hij heeft altijd gelijk – voor zichzelf!) en stel eventuele discussie uit tot in de pauze onder vier ogen. Als u een andere mening heeft, zeg het gerust, en blijf zijn mening respecteren. (Zie ook het volgende punt.)

8. Als u het niet weet

Als u een vraag krijgt waarop u geen antwoord weet en u heeft geen collega’s bij u om u te helpen, uit dan uw dank voor de vraag. Zeg duidelijk dat u het antwoord schuldig blijft – als hij zijn vraag voor u opschrijft (bijvoorbeeld op de achterkant van zijn visitekaartje), zoekt u het antwoord na de presentatie op. Zorg dan wel dat u uw belofte nakomt!

U zult wel eens een vraag krijgen die u als bedreigend ervaart. U weet dat u, wat u ook als antwoord geeft, problemen kunt verwachten. In zo’n situatie kunt u het beste andere luisteraars inschakelen. Naar aanleiding van hun reacties formuleert u dan uw antwoord in de vorm van een gunstige samenvatting van de gezamenlijke meningen.

9. Samenvatten

Pas op voor uitweidingen. Herhaal zo nodig de vraag nogmaals en vat die met het antwoord samen, voordat u verder gaat met de volgende vraag. Controleer wel dat de vragensteller tevreden is met uw antwoord voordat u verder gaat. Een waarschuwing: het kan voorkomen dat een vragensteller zo stug is dat hij geen ‘ja’ zegt. Ga gewoon door: Van deze meneer krijg ik geen reactie meer, dus mag ik de volgende vraag? (Deze vragensteller zal zich vast gepasseerd voelen, maar u moet op den duur toch ‘voor de groep’ kiezen.)
Vat alle vragen en eventueel uw antwoorden samen voordat u uw presentatie afsluit. Bijvoorbeeld:

“We komen aan het einde van onze tijd samen.”
Of:
“Ik zie dat er geen vragen meer zijn.”

En dan:
Uit uw reacties is het duidelijk hoe groot uw belangstelling is voor (dit onderwerp). (Herhaal de essentie van uw boodschap!) Uw vragen bevestigen hoe belangrijk het is dat we zo snel mogelijk een begin maken aan het invoeren van het nieuwe beleid. (‘Verkoop’ de volgende stap, of de handout.) Zoals u weet, kunt u een samenvatting van de presentatie van vandaag en meer details vinden in de handout die voor u klaar ligt bij de deur. Neem het mee, neem het door, en onderneem de nodige acties die bij uw functie horen.

Sluit bij voorkeur non-verbaal af: een vriendelijk hoofdknikje, een glimlach, en een gebaar richting de deur.

10. Laat een positieve indruk achter

Vooral in de vraag-en-antwoordsessie is het makkelijk fouten te maken. U bent tenslotte spontaan bezig. Overweeg dus uw woorden, wees beleefd, wees zo veel mogelijk voorbereid (bedenk van tevoren welke vragen u zou kunnen krijgen) en wees trots op uw werk, uw bedrijf, uzelf. Uw luisteraars hebben een goed geheugen voor het beeld dat ze van u vormen!

Nog wat laatste tips

  1. Bereid u zich voor op vragen die u zou kunnen ontvangen, of die u graag zou willen ontvangen.
  2. Verander stellingen in uw presentatie in vragen, waardoor de luisteraar op dezelfde constatering komt.
  3. Oefen met het positief formuleren van vragen aan de luisteraars, ook de retorische vragen.
  4. Besef dat ook al bent u bang voor de vragensessie, het is uw gelegenheid om goed voor de dag te komen.
  5. Waar u graag specifieke vragen wilt horen uit de zaal, vraag uw dagvoorzitter, collega of bevriende luisteraar deze te stellen.
  6. Wees bereid om zelf een vraag naar voren te brengen, die u zelf beantwoordt.

Tot slot

U kunt een prima verhaal houden, maar als u het beantwoorden van vragen verprutst, gaat u af. Het hanteren van de interacties met uw luisteraars is het ware teken van bekwaamheid – het zich daarin bekwamen, is aan u!

david bloch

 

Auteur van dit artikel:

David Bloch van Perfect Presentation